Et henvendelsesbrev er en del av forretningskorrespondanse mellom organisasjoner eller mellom organisasjoner og borgere. Hovedformålet er å skaffe forfatteren fra adressaten all offisiell informasjon eller dokumenter. Når du fremsetter en skriftlig forespørsel, må visse regler følges.
Det er nødvendig
- - selskapets skjema;
- - A4-papir;
- - datamaskinen som teksteditoren er installert på;
- - Skriver;
- - konvolutten.
Bruksanvisning
Trinn 1
Lag et utkast til brev. Hvis du sender inn en forespørsel på vegne av en organisasjon, bruk brevpapir. En privat forespørsel kan være håndskrevet eller skrives ut på vanlig A4-papir.
Steg 2
Lag en overskrift for brevet. Den inneholder detaljene til begge parter, tittelen, anken. Plasser informasjon om adressaten til brevet til høyre, i øvre hjørne av arket. Oppgi stillingen, etternavnet og initialene til tjenestemannen som forespørselen ble sendt til, for eksempel "Til lederen for utdanningsavdelingen for administrasjonen i Tomsk-regionen, II Ivanov".
Trinn 3
Måten å presentere detaljene til forfatteren av brevet avhenger av hans juridiske status. Hvis avsenderen av forespørselen er en organisasjon, blir informasjon om den gitt på skjemaet øverst til venstre. En statsborger som uavhengig forbereder en offisiell klage, må umiddelbart etter at mottakeren har listet opp dataene hans: fullt etternavn, navn og patronym, registreringsadresse og faktisk bosted, telefonnummer til telefonnummer. For eksempel: "Til generaldirektøren i LLC" Management Company "I. I. Ivanov Sidorov Petr Petrovich, registrert på adressen: Izhevsk, st. Først, d. 1, apt. 1, bosatt på adressen: g. Izhevsk, Vtoraya st., 2, apt. 2, telefon: 33-33-33 ".
Trinn 4
Formuler tittelen på e-posten din. Den skal kort gjenspeile essensen av forespørselen, for eksempel: "Om informasjon om teamets gjennomsnittlige stab i første halvdel av året." Skriv inn en overskrift til venstre under organisasjonens detaljer. Dette elementet brukes ikke i en privat forespørsel.
Trinn 5
Gå bort fra overskriften på brevet eller fra detaljene til partiene 2-3 linjer og skriv en appell til adressaten. På forespørsel fra organisasjonen, bruk forretningsskjemaet: "Kjære Ivan Ivanovich!" eller "Kjære Mr. Ivanov!" En person kan bare angi typen anke i denne linjen uten å nevne korrespondentens navn og patronym, for eksempel "forespørsel" eller "informasjonsforespørsel", eller "forespørsel om informasjon".
Trinn 6
Skriv brødteksten. I den, kort beskriv situasjonen i forbindelse med hvilken du sender denne forespørselen, begrunn behovet for å gi deg den forespurte informasjonen. Uttrykk tanker og fakta riktig og uten følelser. Se om nødvendig gjeldende lover som garanterer din rett til å motta offisiell informasjon.
Trinn 7
Du kan legge ved kopier av dokumenter til brevet. Sørg for å angi antall vedlegg og volumet på hver av dem i teksten etter hoveddelen, for eksempel: "Vedlegg: 1. En kopi av passet til en statsborger i Russland på 1 ark. i 1 eksemplar 2. En kopi av vielsesattesten, 1 ark. i ett eksemplar."
Trinn 8
Legg til dato og personlig signatur på slutten av forespørselen din. Dokumentet som sendes på vegne av organisasjonen er signert av lederen. Oppgi nummer og dato for utgående brev i skjemaets spesielle linje.
Trinn 9
Sjekk utkastforespørselen, korriger eventuelle feil. Organisasjoner trenger ofte å koordinere et brev med ansvarlige ansatte. Skriv deretter ut den redigerte versjonen og send den.
