Et avvisningsbrev er en veldig spesifikk del av forretningskorrespondansen. Den skal inneholde et negativt svar på klientens forespørsel eller partnerens forslag. Samtidig er det viktig å opprettholde gode relasjoner med mottakeren av brevet. For å utvetydig uttrykke din stilling, men ikke for å fornærme adressaten og etterlate deg et gunstig inntrykk av deg selv, følg de grunnleggende reglene for å skrive et avslag.
Nødvendig
- - organisasjonens offisielle brevpapir;
- - datamaskin;
- - Skriver.
Bruksanvisning
Trinn 1
Utkast brevet ditt. Ikke forsøm denne fasen av dokumentforberedelsen. Det vil tillate deg å ordne tankene dine og velge de mest riktige setningene.
Steg 2
Start teksten med den tradisjonelle adressen til mottakeren: "Kjære Ivan Ivanovich!" eller "Kjære Mr. Ivanov!" Ikke bruk annen ordlyd, fordi det skriftlige avslaget er offisielt.
Trinn 3
I øvre venstre hjørne, angi adressaten til brevet: firmaets navn, stilling, etternavn, initialer til en ansatt eller etternavn og initialer til en privatperson. Informasjon om selskapet ditt vil bli presentert på det offisielle brevpapiret i øvre høyre hjørne.
Trinn 4
Skriv hoveddelen av dokumentet. Gjenta først forespørselen eller forslaget som er mottatt. Selvfølgelig trenger du ikke å skrive om teksten til det innkommende dokumentet helt. Det er nok å oppsummere essensen med noen få ord ved å bruke tradisjonelle vendinger av forretningstale: "I samsvar med din forespørsel om en kopi av ordren …" eller "Som svar på din forespørsel om å forlenge løpetiden for konsesjonsutlån, vi informerer … ".
Trinn 5
Deretter oppgir du årsakene til avslaget. Forklaringen på et negativt svar skal være kort, logisk, fast i det vesentlige, men ikke tøff i form. Ikke forvreng situasjonen, ikke presenter fakta og usannsynlige argumenter. Når det er mulig, sikkerhetskopier ordene dine med henvisninger til lover og regler. Men ikke gå til ytterligheter. Hvis du overbelaster brevet med lange forklaringer og ordrike unnskyldninger, risikerer du å irritere adressaten ytterligere.
Trinn 6
Start den siste delen av brevet med standard formulering som gjør at du kan være høflig, men bestemt i din beslutning: "Tatt i betraktning de ovennevnte fakta, må vi dessverre nekte å samarbeide med firmaet ditt" eller "Vi angrer på å informere deg at det er umulig å utvide kredittgrensen ytterligere. "…
Trinn 7
Prøv å redusere avvisningen. For å oppnå dette, informer adressaten om andre muligheter for samarbeid, om nye tjenester i selskapet ditt som han kan bruke på fortrinnsbetingelser, om muligheten for å revurdere forespørselen etter en viss tid, etc. All informasjon må være helt korrekt og oppdatert.
Trinn 8
Les utkastet til brevet. Rett feil, gjør nødvendige tillegg og rettelser. Skriv ut avslaget på organisasjonens offisielle brevpapir, signer det med lederen og send det til adressaten.
