Utløpte dokumenter lagret i arkivet er gjenstand for destruksjon, som utføres i flere trinn. Først velges dokumentene, det opprettes en kommisjon, en handling utarbeides og direkte ødeleggelse skjer på makuleringsmaskiner.
Nødvendig
- - handling av ødeleggelse;
- - handling av ødeleggelse;
- - makuleringsmaskin (makuleringsmaskin for papir).
Bruksanvisning
Trinn 1
Alle arkivdokumenter er gjenstand for årlig revisjon for å velge for destruksjon. Dette gjør det mulig å frigjøre plass i tide til nye dokumenter mottatt fra bedrifter for arkivering.
Steg 2
Velg dokumenter som skal ødelegges. Hovedtyngden av arkivdokumenter har blitt oppbevart i 75 år. Valg av dokumenter utføres av arkivpersonalet.
Trinn 3
Når du har valgt dokumentet, utarbeider du en ødeleggelseshandling. En handling er en komplett oversikt over dokumenter som skal ødelegges. Det er nødvendig å oppgi serienummeret til hvert dokument, en beskrivelse. Oppgi nummeret på artikkelen eller forskriftsdokumentet på grunnlag av avskrivningen foran hvert dokument. Bli guidet av listen over typiske dokumenter.
Trinn 4
Husk at listen kanskje ikke inneholder navnet på alle dokumentene som skal skrives av, så arkivaren må selvstendig bestemme hvilken artikkel eller standardbestemmelse et bestemt dokument tilhører.
Trinn 5
Handlingen til destruksjon må utarbeides i samsvar med vedlegg nr. 4 "Om de grunnleggende reglene for drift av arkiver" for 2002. Det fullførte dokumentet må signeres av alle medlemmer av den opprettet kommisjonen og en autorisert representant for arkivadministrasjonen.
Trinn 6
Legg til en annen handling til den utførte handlingen, der du angir det totale antallet dokumenter som skal ødelegges, samt deres totale vekt. Ikke glem at den første handlingen uten den andre regnes som ugyldig. Og hvis en slik overtredelse blir funnet under kontrollen, kan det pålegges den ansvarlige representanten for arkivet ditt en administrativ bot.
Trinn 7
Du kan overlate den direkte ødeleggelsen til en spesialisert organisasjon som tilbyr massetjenester av denne typen og har industrielle makuleringsmaskiner, eller du kan selv utføre ødeleggelsen hvis organisasjonen din har sin egen makuleringsmaskin.
