Dokumentbeholdningen er en referansebok som avslører sammensetningen og innholdet av dokumentene, systematiserer og tar dem i betraktning innen hele settet med dokumenter. Sammensetning av varelager er et viktig trinn i behandlingen og bestillingen av dokumenter, hvis formål ikke bare er sikkerheten til dokumenter, men også deres klare gjennomføring.
Bruksanvisning
Trinn 1
Utfør registreringen av dokumentlisten på organisasjonens brevpapir (hvis noen). Dette er ikke påkrevd, men et ønskelig krav til slike dokumenter. I alle fall må organisasjonens navn angis.
Steg 2
Skriv ned tittelen, som skal inneholde informasjon som bestemmer eierskapet til dokumentene som er inkludert i varelageret. For eksempel "Inventar av dokumenter i straffesaken", "Inventar of document available in the attestation file", "Inventory of documents for a visa to Denmark", etc. Hvis organisasjonen regelmessig lager lager, skriver du ned serienummeret på varelageret.
Trinn 3
Lag en tabell som består av følgende seksjoner: "Antall p / p", "Dokumentnavn", "Antall ark i dokumentet". Fyll ut alle de oppførte feltene. Legg til oppslagskolonner i tabellen etter behov. For eksempel Sider _ til _, Sidetall, Verdi, Merknad og så videre.
Trinn 4
Skriv under hvor mange ark, dokumenter eller kopier du har i inventaret under tabellen. Skriv i tall og ord: 3 (tre), 25 (tjuefem).
Trinn 5
Fullfør utarbeidelsen av inventaret med signaturene til lederne for organisasjonen, på en eller annen måte som er ansvarlig for gjennomføringen av denne inventaret (inspektør for personalavdelingen, produksjonsleder, etc.). Skriv ned det fulle navnet på lederens stilling og en transkripsjon av hans etternavn, fornavn og patronymic. Om nødvendig, ta med ditt fulle navn i dokumentet. og signaturen til personen som overleverte og godtok dokumentene.
Trinn 6
Angi også datoen for dokumentet. Den kan lokaliseres både på slutten og i begynnelsen av lageret, både til venstre og til høyre for dokumentet. Organisasjonens segl settes ikke på varelageret.
Trinn 7
Dokumentlisten er tegnet i to eksemplarer: den ene forblir i organisasjonen, den andre presenteres på forespørselsstedet.
