Til tross for den økende spredningen av elektronisk dokumenthåndtering, kommunikasjon mellom bedrifter via e-post, har forretningskorrespondanse ikke mistet relevansen. Mer enn 80% av forretningsbrevene skrives ut på papir og sendes per post eller av en intern ekspedisjon. Hvordan skriver jeg et brev riktig slik at det oppnår målet sitt, og ikke blir sendt av adressaten til papirkurven?
Bruksanvisning
Trinn 1
Når du begynner å skrive et forretningsbrev, ta et forretningsbrev. Som regel er formatet definert i instruksjonene for kontorarbeid, trykt på A4-papir. Hvis utskriften skal utføres på et ferdig brevpapir, må du sørge for tilstrekkelig innrykk på toppen (for å imøtekomme detaljene i selskapet). La margen være til venstre - 30 mm, til høyre og bunn - 20 mm (mindre, men ikke mindre enn 15 mm).
Steg 2
Når du velger et skjema, må du bestemme plasseringen av detaljene (kantete eller langsgående). Hvis brevet ditt er relatert til produksjon og økonomiske aktiviteter, inneholder informasjon, et tilbud om samarbeid, er adressert til en privatperson - det er bedre å bruke detaljene i vinkelen (øverst til venstre på arket).
Adressatens detaljer er trykt øverst til venstre på brevet. For en juridisk enhet er dette navnet på organisasjonen (i nominativt tilfelle), posisjonen til personen som brevet er ment til (i dativtilfelle). For eksempel JSC "PavlovskGranit", lederen for salgsavdelingen Ivanov I. I.
Hvis brevet blir sendt til hodet, kan navnet på foretaket utelates, fordi det er inkludert i tittelen på stillingen (for eksempel "Direktør for JSC PavlovskGranit" Sidorov EE).
Trinn 3
Gratulasjonsbrev, invitasjonsbrev vil se bedre ut på et brevhode med en langsgående ordning av detaljer. I overskriften til et slikt brev er minimum antall detaljer våpenskjoldet eller emblemet, navnet på foretaket, det forkortede navnet (bare hvis det er nedfelt i charteret eller annet styrende dokument), dato og nummer. Adressen, telefonnumrene, e-postadressen til organisasjonen ligger i bunnteksten. Det anbefales å plassere innholdet i et slikt brev på ett ark.
Trinn 4
Begynn nå å skrive selve brevet. Navnet på dokumentet (Letter) trenger ikke skrives ut. Velg en skrift du ønsker, hvis den ikke er spesifisert i instruksjonene for kontorarbeid. Den mest brukte skrifttypen er Times New Roman, størrelse 12-14.
Trinn 5
Hvis det er ment for en bestemt person, kan du kontakte ham direkte ("Kjære Nikolai Ivanovich!") Og bare til "deg". Hvis ikke, gå rett til teksten. Hvis bokstaven er kort, endrer du linjeavstanden til 1, 5.
Innholdet skal være tydelig og tydelig uttrykke det du ønsker fra adressaten.
Trinn 6
På slutten, angi posisjonen til hodet som signerte brevet, fullt navn (sett initialer foran etternavnet, for eksempel V. I. Petrov). Nedenfor er koordinatene dine som utøver - etternavn, fornavn, patronym, telefonnummer.
