Oppgaven med hendelsesrapporten er ikke bare å presentere arrangementet i det gunstigste lyset, men også å få muligheten til å organisere noe lignende i fremtiden. I dette dokumentet er det nødvendig å fortelle for hvem og til hvilket formål arrangementet ble avholdt, hvor mange mennesker som deltok, hvilke ressurser som trengtes og om de var tilstrekkelige. Sørg for at det er en person på selve arrangementet som kan gi bilder eller video.
Bruksanvisning
Trinn 1
Design en forside. En rapport er en mer eller mindre gratis form for dokumentasjon. I noen tilfeller er det imidlertid nødvendig å indikere hvor du skal sende inn dette dokumentet. Skriv dette øverst til høyre på A4-siden. Midt på tittelsiden skriver du tittelen "Report", og i neste linje - "About such and such a conference" (konsert, utstilling osv.). Skriv sted og tidspunkt for arrangementet nederst. Formater alt sentrert.
Steg 2
På den første siden av selve dokumentet skriver du hvor mange som var til stede. Du kan telle dem på forskjellige måter. Informasjon om antall delegater til en konferanse eller et møte er i referatet. Når det gjelder en konsert eller utstilling, kan du tilby gjestene suvenirer. Etter antall mapper eller penner med en logo som er igjen etter hendelsen, kan du nøyaktig beregne hvor mange gjester du hadde. Antall deltakere i festligheter eller rally kan bare etableres omtrent.
Trinn 3
Angi formålet med arrangementet. Det kan være lærerikt, opplysende, underholdende osv. Fortell oss om hvem som opptrådte og med hvilke tall, hvilke spørsmål som ble stilt, hvordan publikum reagerte. En konferanserapport ligner en protokoll, men skiller seg ut i en mer gratis presentasjonsform. I rapporten om åpningsdagen eller konserten, skriv hva begivenheten var viet til, hvem som er hovedpersonen, hva han opptrådte med. Hvis aktiviteten besto av flere deler, gi et sammendrag av hver. Det er selvfølgelig ikke behov for å beskrive i detalj hvordan hver pause gikk, men det faktum at konferansen besto av en plenum, seksjonsarbeid og et buffébord kan nevnes. Ikke glem å fortelle om hvem, foruten kunstneren, snakket ved åpningen av utstillingen.
Trinn 4
Skriv ned hvilke rekvisitter du brukte. Var det utarbeidet i tide, var de tildelte pengene tilstrekkelige for deg? Ikke glem de tekniske virkemidlene. Legg ved et tilbud.
Trinn 5
Gi en kort analyse av hendelsen. Klarte du å gjøre alt som var planlagt? Bestem hva som fungerte best og hva som må jobbes med. Spesifiser hvilke forhold som er nødvendige for at slike arrangementer kan holdes på et høyere nivå i fremtiden.
Trinn 6
Vennligst oppgi om og hvem som deltok på arrangementet ditt. Dataene kan fås fra medlemmet av organisasjonskomiteen som er ansvarlig for å jobbe med pressen. Hvis vi snakker om en konferanse, toppmøte, vitenskapelig seminar osv., Bør dataene være hos de som er ansvarlige for registrering. Det kan antydes at etter resultatene av arrangementet ble slikt og slikt materiale publisert i slike og slike medier.
