Ulike mapper og klassifikatorer har lenge blitt en del av ikke bare kontoret, men også hjemmemiljøet. Dette er faktisk en veldig praktisk måte å lagre så vel som tematisk distribusjon av dokumenter. Men når det er for mange mapper, er det et problem med distribusjonen i arbeidsområdet.
Nødvendig
- - mapper;
- - papirmagasiner;
- - klistremerker;
- - esker;
- - penn.
Bruksanvisning
Trinn 1
Forstå innholdet i mappene. Det bør organiseres etter et generelt prinsipp for å gjøre det lettere å finne et bestemt dokument. For eksempel skal studentene utpeke en mappe for hvert fag. En arbeidende person kan distribuere etter aktivitetsfelt, samt tildele to eller tre mapper til spesielt viktige eller presserende papirer. Når du har valgt et klassifiseringssystem, ordner du alle papirene i henhold til systemet og legger klistremerker på mappene med en oversikt over hva som er lagret i dem.
Steg 2
Finn ut hvordan du best kan ordne de resulterende mappene. Hvis de er store og stabile, kan du ganske enkelt ordne dem på hylla etter tema. Tynne og fleksible mapper lagres best horisontalt. Store stabler er imidlertid upraktiske å bruke, så stab dem i papirmagasinene om gangen. Når du gjør dette, må du også følge den tematiske klassifiseringen for å gjøre det lettere å søke etter informasjon.
Trinn 3
Hvis du trenger tynne mapper for å sitte på hyllen, bruk en skillelinje. Det kan enten være i form av en skillevegg som skiller en del av sokkelen fra en annen, eller i form av et loddrett åpent skuff for papir. Når du fjerner en mappe fra hyllen, begynner ikke resten å falle, og det blir ikke noe rot.
Trinn 4
For et veldig stort antall mapper, for eksempel å organisere lagring i et firmaarkiv, bruk et lagringssystem i stativer. Dermed lagres papirer i statlige depoter. Samtidig lagres mapper i spesielle bokser installert på stativer. Det spesielle med disse boksene er at de ikke åpnes fra toppen, men fra siden, noe som lar deg få mappen du trenger. Uten å fjerne hele den tunge beholderen fra stativet. På samme sidedeksel er det fornuftig å sette et klistremerke med informasjon om hvilke dokumenter som er inne i lagringsdelen.
