Aktiviteten til enhver organisasjon innebærer å arbeide med dokumenter. Noen av dem mister relevansen over tid og brukes ikke i arbeidet. For å bli kvitt unødvendige papirer blir de vanligvis ødelagt. Destruksjon av dokumenter må utføres i strengt samsvar med reglene som er etablert i kontorarbeidet.
Nødvendig
- - handling av ødeleggelse;
- - tekniske midler for å ødelegge dokumenter.
Bruksanvisning
Trinn 1
Sjekk fremgangsmåten for å ødelegge dokumenter. Det gjelder både papirdokumenter og de som er laget i elektronisk form. Vanligvis blir dokumenter som har mistet sin praktiske verdi og har en utløpt lagringsperiode ødelagt. Dette gjelder først og fremst personal- og regnskapsdokumenter.
Steg 2
Gjør en undersøkelse av verdien av dokumenter. Resultatet av det skulle være en lov om tildeling og forberedelse for destruksjon av papirene som ikke lenger er lagret. Oppbevaringsperioden for dokumenter bestemmes av den nåværende nomenklaturen for organisasjonens filer. I noen tilfeller er vilkårene spesifisert i henhold til føderale lover, regjeringsdekret, avdelingslister eller standardlister over dokumenter.
Trinn 3
Lag en handling for å ødelegge dokumenter, og legg ned navnet på strukturenheten foran hver gruppe overskrifter. Skriv lignende saker i loven under en generell overskrift, og angi det totale antallet saker. Handlingen må signeres av en ansatt i organisasjonen som deltok i undersøkelsen av dokumentenes verdi. Etter det blir handlingen godkjent av hodet.
Trinn 4
Velg saker for ødeleggelse ved hjelp av en sidevisning. Dette vil tillate deg å ikke gå glipp av det nødvendige dokumentet som ved et uhell kom inn i filen. Hvis noe materiale har vært på lagringsplassen i lang tid, kan de rulles selektivt for å bestemme dokumentenes relevans.
Trinn 5
Velg metoden for ødeleggelse av dokumentene som er inkludert i loven. De kan brennes eller brukes til dette formålet med en papirmaskin. Noen ganger overføres materialene som skal destrueres for avhending til et spesialisert foretak, og utarbeider prosedyren med et akseptbevis og en tilsvarende faktura. Sistnevnte metode brukes oftest når volumet av dokumentasjon er betydelig. For å sikre konfidensialitet, blir overføring av saker og ødeleggelse vanligvis utført under tilsyn av en ansatt i organisasjonen.
