Aktiviteten til enhver bedrift eller organisasjon, uavhengig av eierform, er umulig uten dokumenthåndtering, noe som faktisk er en bekreftelse på denne aktiviteten. Foreningen av dokumentsirkulasjon ble gjort tilbake på 79-tallet i forrige århundre, men standardene som ble opprettet da, med mindre endringer og tillegg, er fremdeles gyldige i dag.
Bruksanvisning
Trinn 1
Det enhetlige dokumentstyringssystemet som kreves for å støtte organisasjonens aktiviteter inkluderer tre typer dokumenter:
- organisatorisk;
- administrativt;
- informasjon og referanse.
Sistnevnte type dokumenter er ekstra i forhold til de to første, og er, i motsetning til dem, ikke obligatorisk for utførelse. De inneholder all spesiell serviceinformasjon som er nødvendig både for å ta ledelsesbeslutninger og for riktig forståelse og implementering.
Steg 2
Referansedokumenter inkluderer: forretningsbrev; telegrammer og telefonmeldinger; service, rapport og forklarende merknader; sammendrag, anmeldelser og informasjonsrapporter, handlinger. Innholdet i disse dokumentene kan bare tas i betraktning eller indusere handlinger basert på denne informasjonen. Dette er en viktig del av arbeidsflyten, uten hvilken det er umulig å organisere noen produksjonsprosess.
Trinn 3
Hvis vi snakker om visse typer informasjon og referansedokumenter, er hoveddelen av dem som regel informasjonsbrev, der forfatterne gjør oppmerksom på respondenten noen fakta, informasjon om varer, kommende arrangementer eller aktiviteter. De kan være både proaktive og de som er skrevet i form av en rapport om implementering av tildelte oppgaver fra foreldreorganisasjoner med høyeste ledelsesnivå. Selvmotiverte salgsbrev refererer også til informasjon og referansedokumenter.
Trinn 4
Oppsummering, oversikt eller informasjonsmerknad - dokumenter som inneholder en beskrivelse av noen av samme type fakta, ting eller hendelser der et kort sammendrag kan være til stede, men dette kravet er ikke obligatorisk. Vanlige sertifikater kan utarbeides på forespørsel fra interesserte parter eller enkeltpersoner og tjene som et dokument som bekrefter ethvert faktum. Dette er for eksempel lønnsbevis, familiesammensetning, arbeidssted eller studie osv.
Trinn 5
Servicenotater brukes vanligvis som utveksling av informasjon mellom avdelinger som ikke er direkte avhengige av produksjon. Rapporter blir skrevet til nærmeste veileder for å informere om fakta som han trenger å vite på vakt. Forklarende uttalelser brukes i tilfeller av brudd på arbeidsdisiplin, de er skrevet av krenkerne selv for å forklare deres handling. Handlinger som bekrefter et bestemt faktum er samlet og undertegnet av minst 3 deltakere i sjekken eller handlingen.
