Et telefonogram betyr et generelt navn for dokumenter som overføres muntlig via telefon. Den brukes som regel til å overføre serviceinformasjon i nødstilfeller når adressaten trenger å bli varslet om noe, sende en melding, sende en invitasjon.
Nødvendig
skrivesaker, mottakerens telefonnumre, utgående postjournal, telefonkommunikasjon
Bruksanvisning
Trinn 1
Forbered teksten i telefonmeldingen. Angi essensen av meldingen kort, den anbefalte lengden på teksten er ikke mer enn 50 ord. Hvis telefonmeldingen inneholder en indikasjon på en hendelse som skal finne sted i fremtiden: et møte, et møte, utarbeide en handling osv., Så sørg for at du angir det spesifikke stedet og tidspunktet for arrangementet.
Teksten skal formuleres på en slik måte at muligheten for dobbelt tolkning utelukkes.
Steg 2
Tegn en telefonmelding på papir i henhold til reglene for å tegne et brev fra hodet. Dermed må dokumentet med teksten tildeles kravene: et unikt nummer og dato for utarbeidelse. Telefonmeldingen er signert av personen på hvis vegne den vil bli sendt.
Trinn 3
Bestem mottakeren av telefonmeldingen. Hvis det er flere mottakere, lager du en liste over mottakere i tillegg til teksten i meldingen. En slik liste er laget på et eget ark, den inneholder navnene på organisasjonene som telefonmeldingen og de tilsvarende telefonnumrene skal sendes til.
Trinn 4
Registrer telefonmeldingen i den utgående korrespondanseloggen. Hvis en telefonmelding er en sjelden forekomst i arbeidsflyten din, kan du bruke en generell journal for å registrere deg. I tilfelle du regelmessig bruker denne metoden for overføring av informasjon, start en egen journal for telefonmeldinger, så det vil være mer praktisk for deg å navigere.
Trinn 5
Ring adressaten og be om å motta en telefonmelding. Finn ut og noter posisjon, etternavn, navn, patronymic til personen som mottar telefonmeldingen.
Trinn 6
Fortell abonnenten:
- posisjon, etternavn, navn, patronymic til personen på hvis vegne telefonmeldingen blir sendt;
- din stilling, etternavn, navn, patronymic og telefonnummer.
Diktat teksten i telefonmeldingen. Etter at du har sendt teksten, ber du abonnenten om å lese telefonmeldingen på nytt for å sjekke om opptaket er riktig.
Trinn 7
Finn ut av abonnenten det innkommende registreringsnummeret til telefonmeldingen, skriv det ned.
