En faks merket raskt - gi den til sjefen raskere, e-postene som fylte esken skal demonteres, en haug med brev og et par pakker som postmannen bringer, må "spredes" på tvers av avdelingene, og den ansatte skrev en feriesøknad. Her har du både annonser og viktige regnskapsdokumenter. Arbeidet til en sekretær er vanskelig! Det er verdt å miste ett "papir", da det viser seg at organisasjonens skjebne og din karriere avhenger av det. For å alltid kunne finne dette eller det aktuelle dokumentet, må du kunne registrere korrespondansen korrekt.
Nødvendig
- Innkommende korrespondanseregister,
- logg for utgående post,
- notatbøker med et volum på 96 ark,
- organisasjonsformer,
- mapper.
Bruksanvisning
Trinn 1
Du må registrere all innkommende og utgående korrespondanse dessuten på dagen for mottakelse eller utsendelse. Korrespondanse av alle typer er gjenstand for registrering: postforsendelser, e-post, fakser, levert personlig i hendene på meldingen. Viktige e-poster (innkommende og utgående) skal skrives ut og logges på samme måte som andre typer korrespondanse. I tillegg er det nødvendig å registrere intern korrespondanse: notater, servicememoer, forklarende notater, uttalelser, klager.
Steg 2
For å registrere korrespondanse må du føre spesielle registreringslogger. Avhengig av korrespondansevolum av en bestemt type, kan du opprette generelle tidsskrifter for innkommende og utgående korrespondanse, eller i tillegg dele dem opp etter type. Lag for eksempel en journal for å registrere innkommende og utgående e-post. Uansett korrespondansevolum er det praktisk å lage en egen journal for registrering av innkommende og utgående fakser.
Trinn 3
Hvis du ikke har en spesiell journal for korrespondanse, trykt i trykkeriet, ta en vanlig notatbok og spre den ut. I loggen over innkommende bokstaver, angi nummeret på meldingen, datoen for mottakelsen, samt typen korrespondanse, hvis du har en felles logg for alle typer meldinger, fra elektronisk til faks. Beskriv kort innholdet i brevet i en egen kolonne. I neste kolonne skriver du oppløsningen til hodet og navnet på personen som brevet ble overlevert til utførelse. I praksis, hvis problemet kontrolleres av en bestemt person, når mange bokstaver ikke lederen, men overføres umiddelbart til utøveren, så du bør ikke gjøre denne kolonnen stor. Det anbefales å legge igjen et sted for en signatur under utøverens etternavn eller ved siden av det, noe som indikerer at han har mottatt dokumentet. Hvis hodet har gitt sekretæren beskjed om å kontrollere "utførelsen" av dokumentet, blir det i en egen kolonne lagt et notat om kontroll med rødt blekk (bokstaven "K" eller ordet "kontroll"). Etter å ha fullført gjennomføringen av bestillingen knyttet til dette dokumentet, setter du et merke på utførelsen, samt overføringen av brevet "til saken" (angi saksnummer og dato for dannelsen).
Trinn 4
Korrespondanseregisteret er også nødvendig for alle utgående meldinger. I loggen over utgående bokstaver er det færre kolonner enn i loggen over innkommende korrespondanse. I tillegg til i registeret over innkommende brev, lager du i registeret over utgående brev en kolonne med serienummeret på brevet, en kolonne med datoen, bare for forsendelsen, med korrespondanse som sendes (om nødvendig), med et sammendrag av meldingen, etternavnet til opphavsmannen til dokumentet (brev), samt kolonnen med saksnummer, der en kopi av meldingen ble arkivert.
Trinn 5
På en spesiell måte bør du registrere korrespondansen du sender per post. Registrering av brev sendt med post utføres på organisasjonens brevpapir. Det er bedre å sende ikke mer enn 7-10 brev om gangen. For hånd eller på en datamaskin, på skjemaet, skriv datoen for sending, nedenfor, for hvert brev som sendes med posten, oppgi serienummeret til posten, navnet på organisasjonen, dens beliggenhet (du kan bare spesifisere byen eller region). La det være litt plass til høyre. Her, etter å ha mottatt en sjekk i posten, må du oppgi postnummeret fra den (vanligvis 6-8 sifre). Skriv navnet og datoene for dokumentene som skal sendes, eller andre detaljer som gjør det mulig å identifisere dem under navnet på organisasjonen for hver sending. På postkontoret er denne listen sertifisert av poststemplet. Du kan arkivere den i en egen mappe eller i mappen der utgående meldinger er lagret.
Trinn 6
Det kreves en egen journal for å registrere hver type intern korrespondanse. I hver journal angir du dokumentets nummer, dets dato, etternavnet til opphavsmannen, et sammendrag, oppløsningen til hodet, etternavnet til eksekutøren, kontrollmerket, samt saksnummeret.
