Det er hyppige tilfeller når det på forespørsel fra tredjepartsorganisasjoner, nåværende eller tidligere ansatte i bedriften og andre borgere er nødvendig å lage et utdrag fra hoveddokumentet beregnet for intern bruk og som inneholder informasjon av konfidensiell karakter. Det er spesielle krav til utarbeidelse av slike dokumenter.
Bruksanvisning
Trinn 1
Ta originaldokumentet og velg fragmentene som skal kopieres og overføres til uttalelsen. Nøyaktig sitering er hovedkravet for å lage et utdrag. Det er ikke noe spesifikt skjema for slike dokumenter, her følger de generelle reglene for kontorarbeid som styrer utførelsen av forretningsdokumentasjon. Mye viktigere er innholdet i utdraget, som skal være sammensatt av blokker med obligatorisk informasjon.
Steg 2
Til å begynne med plasserer du navnet på dokumentet øverst i midten av arket kort emnet, essensen av dokumentet. Deretter velger du og kopierer delen av hoveddokumentet, som inneholder de første detaljene (navnet på selskapet, dato og sted for arrangementet, antall deltakere osv.). Fullfør utdragene ved å plassere et fragment av tekst knyttet til det direkte stilte spørsmålet (et punkt fra dagsordenen til møtet osv.), med angivelse av serienummeret iht. til bestemmelsen i originaldokumentet.
Trinn 3
Nå finn og kopier et stykke tekst som beskriver forløpet for diskusjonen av denne saken (hvis noen) og avgjørelsen som er tatt om den. Sett inn sitatet i uttalelsen, og husk å inkludere nummereringen fra hoveddokumentet der. Plasser navnene, initialene og posisjonene til de ansvarlige personene som signerte originalen her.
Trinn 4
Bekreft det ferdige utdraget fra personene som er autorisert til å utføre slike handlinger. Oftest er det organisasjonens sekretær eller personaloffiser. Her vil utdraget bli sjekket mot originaldokumentet for nøyaktig samsvar. Avslutningsvis må uttalelsen inneholde ordet "True", signaturen (med avkoding i parentes) til den ansvarlige må skrives, hans posisjon, dato og tidspunkt for sertifisering av dokumentet må angis.
